.jpg)
In het kort
- Losse bestellingen per vestiging zijn duurder dan één gezamenlijke order.
- Kwaliteit wisselt als elke vestiging zijn eigen merk kiest.
- Zonder centraal overzicht verlies je grip op je inkoopbudget.
- Kleding zonder logo van 70 cm² levert geen fiscaal voordeel op.
- Verkeerd gekozen PBM brengt veiligheidsrisico's met zich mee.
- Je voorkomt deze risico’s met een overkoepelend inkoopbeleid en bestelsysteem voor alle vestigingen.
Heeft jouw bedrijf meerdere vestigingen en kopen die elk hun eigen bedrijfskleding in? Dan leidt dat vaak tot hogere kosten omdat je geen bulkkorting krijgt. Ook heb je minder grip op je inkoopbudget, loop je mogelijk fiscaal voordeel mis en komt de veiligheid in gevaar als niet aan de RI&E wordt voldaan. Een beter alternatief is om een overkoepelend inkoopbeleid te voeren waar elke vestiging zich aan conformeert. In dit blog lees je hoe je dit aanpakt en wat dit jouw bedrijf oplevert.
Werkkleding inkopen voor meerdere vestigingen: 5 risico’s
Bestelt elke vestigingsmanager zelf zijn werkkleding, dan loop je als overkoepelende organisatie nogal wat risico’s:
1. Je loopt mogelijk staffelkorting mis
Bij losse bestellingen per vestiging mis je de staffelkorting die je vaak krijgt wanneer je in bulk bestelt. Je geeft dus meer geld uit dan nodig is.
2. Je mist één kwaliteitsstandaard voor alle vestigingen
De ene vestigingsmanager kiest voor duurzame en hoogwaardige kleding en schoeisel, de andere gaat juist voor de goedkoopste optie. Daardoor verschilt de kwaliteit van de werkkleding per team.
3. Je hebt geen grip op je begroting en inkoopbudget
Zelfs als je centraal bijhoudt wat er door wie wordt ingekocht, mis je grip op je inkoopbudget. Er is namelijk niet één beslisser die bepaalt wat er besteld wordt, wanneer en voor wie. Je mist daardoor inzicht in wanneer werkkleding en PBM gekocht, gekeurd en vervangen moeten worden, waardoor je geen betrouwbare begroting kunt maken voor werkkleding.
4. Je loopt mogelijk fiscaal voordeel mis
Niet elke vestigingsmanager weet bijvoorbeeld dat kleding met een logo van minimaal 70 cm² onder de nihilwaardering valt en dus fiscaal anders behandeld wordt dan kleding zonder logo. En zo zijn er nog meer fiscale voordelen binnen de werkkostenregeling die je niet wilt mislopen.
5. De veiligheid van je personeel is niet gegarandeerd
Bestelt een vestiging zelf PBM zonder de juiste kennis van normen en toepassingen, dan loop je het risico dat de bescherming niet aansluit op het werk dat wordt uitgevoerd. Je houdt je daardoor niet aan de RI&E. Dit leidt niet alleen tot veiligheidsrisico’s, maar kan ook tot hoge boetes leiden tijdens een audit van de Arbodienst.
De oplossing: één overkoepelend inkoopbeleid voor alle vestigingen
De vijf risico's hierboven ontstaan niet doordat vestigingen zelf bestellen, maar doordat er geen centraal inkoopbeleid is waar ze zich aan houden. De oplossing is dan ook niet om alle inkoop naar het hoofdkantoor te verplaatsen, maar om een overkoepelend inkoopbeleid op te stellen dat voor alle vestigingen duidelijkheid biedt, of het nu om artikelen, leveranciers of budget gaat.
Of je vervolgens centraal inkoopt of dat aan de regionale vestigingen zelf overlaat, kies je helemaal zelf. Zolang iedereen zich aan het overkoepelende inkoopbeleid houdt, zijn beide namelijk prima opties.
Het idee achter zo’n overkoepelend inkoopbeleid is dat het je grip oplevert. Je houdt de inkoop op één plek bij, waardoor je precies weet wat er per vestiging wordt uitgegeven. Je begroting is bovendien geen nattevingerwerk meer, want je houdt op één plek bij wanneer werkkleding en PBM aan vervanging toe zijn en wanneer ze gekeurd moeten worden. Je kunt je budget daardoor een stuk nauwer inschatten en voorkomt problemen met de begroting.
Hoe richt je een bestelsysteem in voor meerdere vestigingen?
Met een centraal inkoopbeleid ben je er nog niet. Je wilt ook de uitvoering daarvan in goede banen leiden. Om grip te houden op je inkoopbeleid, heb je een centraal bestelsysteem nodig voor alle vestigingen. Ook wil je op één plek bijhouden hoe het ervoor staat met je budgetten, welke keuringsmomenten gepland staan en wanneer welke PBM vervangen moeten worden.
Bij Vermeer Workwear and Safety hebben we precies zo’n systeem gebouwd. Dit systeem wordt door bedrijven in heel Nederland gebruikt: van grote logistieke en havenbedrijven tot bouwondernemingen en kleinere mkb’ers. Ook jij kunt hier gebruik van maken. Je hebt dan één platform waarop je alles bijhoudt, van inkoop tot keuring en vervanging.
Zo helpt Vermeer jou met het centraal organiseren van je inkoopbeleid
We beginnen onze samenwerking met een gratis veiligheidsscan per vestiging. Zo brengen we per locatie in kaart welke kleding en PBM je nodig hebt en aan welke eisen die moeten voldoen. Op basis daarvan stellen we een inkoopbeleid voor je op. Dat levert jou als eindverantwoordelijke nogal wat voordelen op:
- Jouw vestigingsmanagers kunnen eenvoudig bestellingen en herhaalbestellingen plaatsen
- Je stelt vooraf een maximaal budget in per medewerker, waardoor je grip houdt op de kosten
- Je medewerkers zijn welkom in onze megastore om kleding te passen of PBM aan te meten
- Je kunt iedereen binnen je bedrijf een eigen inlogcode geven voor het bestelportaal
- Ons systeem houdt bij wanneer keuringen en vervangingen zijn gepland, zodat je niets over het hoofd ziet
- Onze experts staan klaar met advies, ook als er veranderingen zijn in normeringen en veiligheidsregels
Benieuwd wat dit jouw bedrijf nog meer oplevert? Neem vrijblijvend contact op voor een kennismaking.
