Groothandel bedrijfskleding Rotterdam

Als het om het budgetteren van werkkleding gaat, bestaat er geen vast bedrag dat voor elk bedrijf geldt. Een bouwvakker met veiligheidsschoenen, een regenpak en een helm heeft immers een heel ander kostenprofiel dan een magazijnmedewerker met een polo en een softshell. Een vast bedrag kunnen we dus niet noemen, maar we kunnen je wel laten zien hoe je een realistisch budget opstelt voor het inkopen van werkkleding.

Met welke kostenposten moet je rekening houden als je werkkleding budgetteert?

Je denkt natuurlijk als eerste aan de aanschafprijs. Maar daarmee ben je er nog niet. Houd in het opstellen van je budget rekening met al deze zaken:

• De basisuitrusting bij indiensttreding (dit is vaak de grootste eenmalige kostenpost).
• Jaarlijkse vervanging van slijtgevoelige items zoals werkschoenen en handschoenen.
• Extra kleding voor seizoenswerk, zoals regen- of thermokleding.
• Bedrukking of borduring met bedrijfslogo (dit mag je in veel gevallen fiscaal aftrekken, daarover later meer).
• Reiniging van de kleding in een wasserette (dit mag onder voorwaarden ook thuis, maar dat is vaak niet hygiënisch).

Vergoeden of ter beschikking stellen: waarmee bespaar je de meeste kosten?

Als het om werkkleding gaat zonder PBM-functie, heb je als werkgever twee keuzes: 

• Je laat werknemers zelf hun werkkleding kopen en vergoedt dit. De kleding is dan eigendom van je medewerkers, maar jij hebt er wel voor betaald.
• Je koopt de kleding zelf in en stelt die ter beschikking aan je werknemers. De kleding blijft dan jouw eigendom.

Wanneer is vergoeden financieel de slimste keus?

Vergoeden is vooral aantrekkelijk als je maar een klein aantal medewerkers hebt of als de kleding sterk verschilt per persoon, bijvoorbeeld door uiteenlopende functies of pasvormen. Je hoeft dan geen eigen voorraad in te kopen en te beheren, en de administratieve last blijft beperkt tot het verwerken van declaraties. 

Let wel goed op: de vergoeding geldt als belast loon voor je medewerker, tenzij je deze aanwijst als eindheffingsbestanddeel binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. 

Blijf je binnen die vrije ruimte, dan is vergoeden per saldo in de meeste gevallen nog altijd goedkoper dan zelf een assortiment opzetten. Ga je eroverheen, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere, en wordt vergoeden al snel de duurdere optie.

Wanneer is ter beschikking stellen financieel de slimste keus?

Heb je veel medewerkers? Dan is ter beschikking stellen al snel voordeliger, mits de kleding voldoet aan de voorwaarden voor nihilwaardering. Is dat het geval, dan hoef je er geen belasting over te betalen en gaat het niet ten koste van je vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. 

Om voor de nihilwaardering in aanmerking te komen, moet de kleding aan minstens één van deze drie punten voldoen:

• De kleding heeft een zichtbaar logo van minimaal 70 cm²
• De kleding is bijna alleen geschikt om tijdens het werk te dragen
• De kleding blijft op de werkplek

Een voordeel hiervan is dat je zelf de inkoop regelt, waardoor je kunt profiteren van bulkkorting en ook de kwaliteit kunt bewaken. Bij grotere teams weegt dit voordeel meestal ruimschoots op tegen het feit dat je zelf een voorraad moet beheren en de kleding na uitdiensttreding weer moet terugvragen.

Hoe voorkom je onnodige kosten in je budget?

• Duurzame werkkleding met een hogere prijs is op de lange termijn altijd financieel voordeliger dan goedkope werkkleding. Het is namelijk slijtvaster en gaat langer mee. En omdat het comfort hoger is, leidt het tot meer productiviteit bij je werknemers.

• Werk met een vast assortiment per functie. Zo bestel je niet steeds losse items met spoed tegen hogere prijzen, maar plan je aanschaf en beheer je voorraad.

• Laat medewerkers binnen een vaste lijn hun maat en model kiezen. Zo voorkom je verkeerd bestelde kleding die retour moet of ongebruikt in de kast blijft liggen.

• Bundel bestellingen per kwartaal in plaats van per medewerker apart. Zo betaal je minder verzendkosten en kun je onderhandelen over staffelkorting bij een grotere afname.

Hoe stel je zelf een realistisch jaarbudget op?

Om een realistisch jaarbudget op te stellen, moet je het budget opsplitsen per functiegroep. Dit werkt een stuk beter dan één gemiddeld bedrag per medewerker te bepalen. Dat komt omdat de vervangingscyclus voor werkkleding en PBM per functiegroep sterk verschilt. 

De werkschoenen van een magazijnmedewerker gaan bijvoorbeeld een jaar mee, maar een winterjas van een buitendienstmedewerker vaak twee tot drie jaar. Door één gemiddeld bedrag per medewerker te begroten, zie je die verschillen over het hoofd en loop je het risico dat je geld tekort komt omdat je verkeerd hebt begroot.

• Breng je functiegroepen in kaart. Denk aan magazijnmedewerkers, monteurs, chauffeurs of buitendienstpersoneel. Elke groep heeft een eigen combinatie van kleding en PBM nodig.

• Bepaal per functiegroep het verplichte en gewenste assortiment. Verplicht is wat uit je RI&E volgt, denk aan veiligheidsschoenen of gehoorbescherming. Gewenst is bijvoorbeeld een extra fleecevest voor de winter.

• Bereken een vervangingscyclus per item. Werkschoenen ga je vaker vervangen dan een winterjas. Zet dit per item op jaarbasis, zodat je weet welk deel van je assortiment sowieso jaarlijks terugkomt in de kosten.

• Tel de instapkosten voor nieuwe medewerkers apart mee. Verwacht je komend jaar nieuwe aanwas? Reken dan de volledige basisuitrusting per nieuwe medewerker mee, los van je reguliere vervangingsbudget.

• Houd rekening met seizoenspieken. Regen-, thermo- of hittewerende kleding koop je vaak in een specifieke periode, wat je cashflow binnen het jaar beïnvloedt.

• Reserveer een marge voor tussentijdse schade of verlies. Dit voorkomt dat je in de loop van het jaar je budget overschrijdt.

Hulp nodig bij het budgetteren van werkkleding? Vermeer helpt je op weg

Onze adviseurs denken graag met je mee over een assortiment en budget dat past bij jouw sector. Ook helpen we je met de inkoop en het beheer hiervan, waardoor je eenvoudig kunt bijbestellen en kleding en PBM periodiek kunt laten keuren. Tijdens een vrijblijvend adviesgesprek leggen we graag uit hoe we met jou samenwerken.

Of het nu om jeuk, irritatie, uitslag of eczeem gaat: huidklachten door werkkleding en PBM zijn in veel gevallen prima te voorkomen of te verhelpen. In dit blog lees je welke stoffen de boosdoeners zijn, wat de wet hierover zegt en hoe jij je werknemers kunt behoeden voor klachten.

Waardoor krijgen sommige mensen huidirritatie van werkkleding en PBM?

Er zijn talloze redenen waarom mensen huidirritatie krijgen van werkkleding. Maar de meest voorkomende reden zijn als volgt:

• Contactallergie: je huid reageert op een specifieke stof, zoals nikkel of chroom.
• Irritatief contacteczeem: geen allergie, maar schade aan de huid door wrijving, zweet of schurende naden.
• Occlusie: je huid krijgt geen lucht onder handschoenen of laarzen, waardoor zweet en warmte de huidbarrière verzwakken.

Deze oorzaken lijken op elkaar en versterken elkaar ook vaak. Een schoen die net iets te strak zit, verhoogt bijvoorbeeld ook de kans dat een allergie voor chroom in het leer tot uiting komt. Dit benadrukt maar weer hoe belangrijk het is om werkkleding af te stemmen op het individu en je werknemers hier actief bij te betrekken.

Welke stoffen leiden tot allergische reacties?

De stoffen die het vaakst tot allergische reacties leiden op de werkvloer, zijn nikkel, chroom VI in leder en latex. Hieronder vind je per product een uitleg.

Nikkel

Nikkel zit in metalen gespen, knopen en ritsen. In Europa is ongeveer 15 tot 20 procent van de vrouwen en 5 procent van de mannen gevoelig voor nikkel. Om dit te beperken mag nikkelafgifte bij langdurig huidcontact niet hoger zijn dan 0,5 microgram per vierkante centimeter per week. 

Dit geldt volgens de Europese definitie bij contact van meer dan 10 minuten bij drie of meer gelegenheden binnen twee weken, of meer dan 30 minuten bij één of meer gelegenheden binnen twee weken. Een nogal ingewikkelde regel waar je al snel over struikelt, maar het is dus wel echt wettelijk vastgelegd.

Chroom VI in leer

Chroom VI ontstaat tijdens het looiproces van werkschoenen en handschoenen. Sinds 2015 geldt een EU-limiet van 3 mg per kilogram leer, omdat chroom VI ernstige allergische contactdermatitis kan veroorzaken en al bij zeer lage concentraties huidreacties kan uitlokken. Naar schatting is 0,2 tot 0,7 procent van de EU-bevolking allergisch voor chroom VI. Dat is een kleine hoeveelheid, maar dat neemt niet weg dat het tot serieuze klachten kan leiden.

Latex

Latex zit vaak verwerkt in wegwerphandschoenen en kan leiden tot huidcontacteczeem. In sommige, meer zeldzame gevallen, hebben mensen een latexallergie en zijn de symptomen dus een stuk heftiger. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot jeukende ogen, problemen met de luchtwegen of zelfs duizeligheid en anafylaxie.

Kleurstoffen en textielbehandeling

Azo-kleurstoffen en formaldehydehars, gebruikt om stof kreukvrij of waterafstotend te maken, kunnen tot irritatie leiden aan de huid. Dit geldt vooral voor mensen die toch al een heel gevoelige huid hebben. Denk aan mensen die al heel hun leven last hebben van eczeem. Of mensen die toch al huiduitslag ervaren.

Wat zegt de wet over huidvriendelijke persoonlijke beschermingsmiddelen?

Artikel 8.1 van het Arbobesluit stelt dat PBM afgestemd moeten zijn op de gezondheid, ergonomie en het comfort van de drager. Artikel 8.2 verplicht de werkgever om dit vooraf te toetsen: bij de keuze van PBM moet die dus beoordelen of het middel past bij de kenmerken van de gebruiker zelf, en niet alleen bij het risico dat het moet afdekken.

Een werknemer met een aangetoonde chroomallergie heeft op basis van artikel 8.1 bijvoorbeeld recht op chroomvrij gelooide schoenen in plaats van standaard leer, en iemand met een nikkelallergie op gespen zonder nikkelafgifte.

Hoe herken je een allergische reactie op werkkleding?

Je kunt een allergische reactie op werkkleding onder meer herkennen aan:

• Roodheid, jeuk of een branderig gevoel op de plek waar kleding of PBM contact maakt met de huid
• Klachten die steeds op dezelfde plek terugkomen (bijvoorbeeld altijd onder de gesp of langs de schoenrand)
• Klachten die verminderen in het weekend of tijdens de vakantie
• Blaasjes, schilfering of verdikte huid bij langdurige blootstelling

Terugkerende klachten op dezelfde plek zijn een duidelijk signaal om verder te kijken en zo nodig de bedrijfsarts in te schakelen.

Wat kunnen jij en je medewerkers zelf doen tegen huidirritatie?

• Kies voor werkkleding en schoenen met nikkelvrije of gecoate sluitingen.
• Vraag bij leren schoenen of handschoenen naar het chroomgehalte of kies voor chroomvrij gelooid leer.
• Gebruik bij handschoenenallergie een nitril- of vinylvariant in plaats van latex.
• Was nieuwe werkkleding altijd eerst, restanten van bewerkingsmiddelen spoelen dan deels uit.
• Zorg voor droge huid onder PBM: wissel sokken en handschoenen op tijd en laat schoenen goed drogen.

Wanneer schakel je bij aanhoudende klachten de bedrijfsarts in?

Blijven klachten terugkomen, ondanks bovenstaande aanpassingen? Dan is een patch-test bij de bedrijfsarts of dermatoloog een betrouwbare manier om vast te stellen welke stof de reactie veroorzaakt. Op basis daarvan kan gericht naar alternatieve werkkleding of PBM worden gezocht.

Op zoek naar werkkleding en PBM voor de gevoelige huid? Vermeer geeft vrijblijvend advies

Heeft een van je werknemers last van huidklachten door je werkkleding of PBM? Of wil je dit op voorhand voorkomen en hypoallergene spullen aanschaffen? Bij Vermeer Workwear and Safety denken we graag met je mee over geschikte, huidvriendelijke alternatieven die aan jouw veiligheidsnormen voldoen.

Wassen jouw medewerkers hun werkkleding thuis? Dan is de kans groot dat de kleding niet goed schoon wordt. Dat is niet verrassend, want uit een Europees onderzoek blijkt dat slechts 1 op de 10 werkgevers duidelijke instructies meegeeft over hoe kleding moet worden gereinigd. Ook geeft bijna de helft van de werknemers aan dat ze liever zouden zien dat hun werkgever de kleding voor hen wast.

Wat zegt de wet over het wassen van werkkleding?

Werkkleding die ook als persoonlijk beschermingsmiddel (PBM) dient valt onder de Arbowet. Deze wet verplicht werkgevers om PBM gratis te verstrekken én dit voor hun personeel te reinigen en te onderhouden. Vervuilde werkkleding die tevens als PBM dient, mag dus niet thuis worden gewassen. 

Bij bedrijfskleding zonder PBM-functie heb je meer vrijheid in waar je voor kiest. De kleding mag dan wel thuis worden gewassen of in een normale wasmachine op het werk.

Is thuis wassen van werkkleding hygiënisch?

Zelfs zonder wettelijke verplichting is thuis wassen minder hygiënisch dan je denkt. Uit een Europees onderzoek van Initial en de branchevereniging European Textile Services Association (ETSA) blijkt dat 61% van de werknemers hun werkkleding niet apart en niet op de juiste temperatuur wast. Dat kan tot een veelvoud aan problemen leiden:

• Er is geen garantie dat werkkleding die thuis gewassen wordt écht bacterievrij is. 
• De hygiëne bij thuis wassen kan verstoord raken door bijvoorbeeld besmetting via de handen. 
• Elke huishoudelijke wasmachine en elk gezin heeft andere gewoonten, waardoor het resultaat per keer wisselt.
• Werkkleding heeft vaak een coatinglaag. Een verkeerde wasbeurt kan die coating aantasten, waardoor de kleding niet meer optimaal functioneert.

Wat kost het om werkkleding door een wasserette te laten reinigen?

Thuis wassen lijkt goedkoper dan een wasserette inschakelen. Zeker als je werknemers zelf verantwoordelijk zijn voor de reiniging. Maar op de lange termijn ben je als werkgever waarschijnlijk duurder uit als je dit aan je personeel overlaat. Dat komt omdat werkkleding die je thuis laat wassen, gevoeliger is voor slijtage. 

Door je kleding professioneel te laten reinigen, weet je zeker dat dit volgens de juiste regels en protocollen plaatsvindt. Hierdoor hoef je werkkleding minder vaak te vervangen en ben je op de lange termijn vaak goedkoper uit.

Wat zijn de fiscale regels rondom de reinigingskosten van werkkleding?

Wanneer je als werkgever kleding inkoopt voor je personeel, blijft die kleding eigendom van het bedrijf. Op die kleding is de zogenaamde nihilwaardering van toepassing. Dit betekent dat de inkoopkosten en reinigingskosten beide onbelast zijn. Er zit echter een addertje onder het gras, en dat gaat nogal eens fout bij werkgevers:

• De werkkleding moet op de werkplek achterblijven. Gaat de kleding mee naar huis om gewassen te worden, dan vervalt de nihilwaardering.

• De werkgever is verantwoordelijk voor de reiniging, bijvoorbeeld via een bedrijfswasserij.

• Laat je je werknemers zelf wassen en bied je hen daar een vergoeding voor? Dan gaat dat om belast loon, tenzij je het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een professionele wasserette?

De ene wasserette is de andere niet. Let daarom goed op deze zaken als je een wasserette wilt inschakelen:

• Kies een wasserij die werkt volgens de Europese hygiënenorm EN 14065 (RABC). Je weet daardoor zeker dat ze maximaal inzetten op hygiëne.

• Kies een wasserij die de kleding bij jou op locatie ophaalt en gewassen weer terugbrengt. Dit scheelt je een hoop ritjes en je kunt je reinigingsplan hierdoor eenvoudiger plannen.

• Vraag na bij de wasserij of ze ervaring hebben met het beschermen van coatings en of ze kennis hebben van de normeringen die voor jouw bedrijf belangrijk zijn. Bijvoorbeeld EN ISO 11612 of EN 343. Mocht je niet weten of er normeringen voor jouw bedrijf gelden, dan kun je dit teruglezen in je RI&E.

• Check of de wasserette voldoende capaciteit heeft. Dit is vooral belangrijk als je over flinke partijen wasgoed beschikt.

Op zoek naar werkkleding die bestand is tegen veelvuldig wassen? Vraag Vermeer om advies

Niet elk werkkledingmerk is bestand tegen veelvuldig wassen. Toch zijn er zowel premium- als budgetopties waarmee je ondanks intensieve reiniging langdurig vooruit kunt. Wil je daar vrijblijvend advies over? Dan denken onze specialisten bij Vermeer Workwear and Safety graag met je mee.

Heeft jouw bedrijf meerdere vestigingen en kopen die elk hun eigen bedrijfskleding in? Dan leidt dat vaak tot hogere kosten omdat je geen bulkkorting krijgt. Ook heb je minder grip op je inkoopbudget, loop je mogelijk fiscaal voordeel mis en komt de veiligheid in gevaar als niet aan de RI&E wordt voldaan. Een beter alternatief is om een overkoepelend inkoopbeleid te voeren waar elke vestiging zich aan conformeert. In dit blog lees je hoe je dit aanpakt en wat dit jouw bedrijf oplevert.

Werkkleding inkopen voor meerdere vestigingen: 5 risico’s

Bestelt elke vestigingsmanager zelf zijn werkkleding, dan loop je als overkoepelende organisatie nogal wat risico’s:

1. Je loopt mogelijk staffelkorting mis

Bij losse bestellingen per vestiging mis je de staffelkorting die je vaak krijgt wanneer je in bulk bestelt. Je geeft dus meer geld uit dan nodig is.

2. Je mist één kwaliteitsstandaard voor alle vestigingen

De ene vestigingsmanager kiest voor duurzame en hoogwaardige kleding en schoeisel, de andere gaat juist voor de goedkoopste optie. Daardoor verschilt de kwaliteit van de werkkleding per team.

3. Je hebt geen grip op je begroting en inkoopbudget

Zelfs als je centraal bijhoudt wat er door wie wordt ingekocht, mis je grip op je inkoopbudget. Er is namelijk niet één beslisser die bepaalt wat er besteld wordt, wanneer en voor wie. Je mist daardoor inzicht in wanneer werkkleding en PBM gekocht, gekeurd en vervangen moeten worden, waardoor je geen betrouwbare begroting kunt maken voor werkkleding.

4. Je loopt mogelijk fiscaal voordeel mis

Niet elke vestigingsmanager weet bijvoorbeeld dat kleding met een logo van minimaal 70 cm² onder de nihilwaardering valt en dus fiscaal anders behandeld wordt dan kleding zonder logo. En zo zijn er nog meer fiscale voordelen binnen de werkkostenregeling die je niet wilt mislopen.

5. De veiligheid van je personeel is niet gegarandeerd

Bestelt een vestiging zelf PBM zonder de juiste kennis van normen en toepassingen, dan loop je het risico dat de bescherming niet aansluit op het werk dat wordt uitgevoerd. Je houdt je daardoor niet aan de RI&E. Dit leidt niet alleen tot veiligheidsrisico’s, maar kan ook tot hoge boetes leiden tijdens een audit van de Arbodienst.

De oplossing: één overkoepelend inkoopbeleid voor alle vestigingen

De vijf risico's hierboven ontstaan niet doordat vestigingen zelf bestellen, maar doordat er geen centraal inkoopbeleid is waar ze zich aan houden. De oplossing is dan ook niet om alle inkoop naar het hoofdkantoor te verplaatsen, maar om een overkoepelend inkoopbeleid op te stellen dat voor alle vestigingen duidelijkheid biedt, of het nu om artikelen, leveranciers of budget gaat. 

Of je vervolgens centraal inkoopt of dat aan de regionale vestigingen zelf overlaat, kies je helemaal zelf. Zolang iedereen zich aan het overkoepelende inkoopbeleid houdt, zijn beide namelijk prima opties.

Het idee achter zo’n overkoepelend inkoopbeleid is dat het je grip oplevert. Je houdt de inkoop op één plek bij, waardoor je precies weet wat er per vestiging wordt uitgegeven. Je begroting is bovendien geen nattevingerwerk meer, want je houdt op één plek bij wanneer werkkleding en PBM aan vervanging toe zijn en wanneer ze gekeurd moeten worden. Je kunt je budget daardoor een stuk nauwer inschatten en voorkomt problemen met de begroting.

Hoe richt je een bestelsysteem in voor meerdere vestigingen?

Met een centraal inkoopbeleid ben je er nog niet. Je wilt ook de uitvoering daarvan in goede banen leiden. Om grip te houden op je inkoopbeleid, heb je een centraal bestelsysteem nodig voor alle vestigingen. Ook wil je op één plek bijhouden hoe het ervoor staat met je budgetten, welke keuringsmomenten gepland staan en wanneer welke PBM vervangen moeten worden.

Bij Vermeer Workwear and Safety hebben we precies zo’n systeem gebouwd. Dit systeem wordt door bedrijven in heel Nederland gebruikt: van grote logistieke en havenbedrijven tot bouwondernemingen en kleinere mkb’ers. Ook jij kunt hier gebruik van maken. Je hebt dan één platform waarop je alles bijhoudt, van inkoop tot keuring en vervanging.

Zo helpt Vermeer jou met het centraal organiseren van je inkoopbeleid

We beginnen onze samenwerking met een gratis veiligheidsscan per vestiging. Zo brengen we per locatie in kaart welke kleding en PBM je nodig hebt en aan welke eisen die moeten voldoen. Op basis daarvan stellen we een inkoopbeleid voor je op. Dat levert jou als eindverantwoordelijke nogal wat voordelen op:

• Jouw vestigingsmanagers kunnen eenvoudig bestellingen en herhaalbestellingen plaatsen
• Je stelt vooraf een maximaal budget in per medewerker, waardoor je grip houdt op de kosten
• Je medewerkers zijn welkom in onze megastore om kleding te passen of PBM aan te meten
• Je kunt iedereen binnen je bedrijf een eigen inlogcode geven voor het bestelportaal
• Ons systeem houdt bij wanneer keuringen en vervangingen zijn gepland, zodat je niets over het hoofd ziet
• Onze experts staan klaar met advies, ook als er veranderingen zijn in normeringen en veiligheidsregels

Benieuwd wat dit jouw bedrijf nog meer oplevert? Neem vrijblijvend contact op voor een kennismaking.