Wordt werkkleding vergoed door de Belastingdienst? Dit zijn de fiscale regels

Denk je dat je werkkleding zomaar onbelast aan je medewerkers kunt geven? Dan is dat een misvatting. De Belastingdienst stelt duidelijke voorwaarden aan werkkleding, en niet elk kledingstuk voldoet daaraan. In dit artikel lees je wanneer werkkleding wél belastingvrij is, hoe het zit met PBM en een bedrijfslogo, en wat je kunt doen als jouw kleding niet aan de regels voldoet.

Wat valt volgens de Belastingdienst wel en niet onder werkkleding?

Niet alle bedrijfskleding is fiscaal hetzelfde. De Belastingdienst kijkt namelijk naar drie kenmerken. Je kleding telt als werkkleding als het aan minstens één van deze voorwaarden voldoet:

• De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen. Denk aan een overall, koksbuis of uniform.
• De kleding heeft een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo van minimaal 70 cm² per kledingstuk.
• De kleding blijft aantoonbaar op de werkplek achter en gaat niet mee naar huis.

Voldoet de kleding aan één van deze punten? Dan mag je deze belastingvrij inkopen voor je werknemers.

In welke gevallen mag je werkkleding belastingvrij vergoeden?

Als de kleding aan bovenstaande voorwaarden voldoet, geldt de zogeheten nihilwaardering. De waarde van de kleding wordt dan op €0 gezet. Dit betekent twee dingen:

• Je medewerker betaalt er geen belasting over.
• Je hoeft de kosten niet te verrekenen met de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Ook de reinigingskosten van deze kleding mag je onder dezelfde voorwaarden onbelast vergoeden. Let wel goed op: dit geldt alleen als je de kleding zelf verstrekt of ter beschikking stelt. Geef je een medewerker geld om zelf kleding te kopen die vervolgens mee naar huis gaat? Dan telt dit altijd als loon, ook als de kleding uitsluitend voor het werk bedoeld is.

Hoe zit het met het logo op werkkleding?

Kies je voor bedrijfskleding die ook buiten het werk gedragen kan worden, zoals een trui, polo of jas? Dan is een logo verplicht om in aanmerking te komen voor de nihilwaardering. Hier gelden specifieke regels voor:

• Het logo op de werkkleding moet minimaal 70 cm² groot zijn. Je mag dit wel verdelen over meerdere logo's, bijvoorbeeld een borstlogo en een mouwlogo bij elkaar opgeteld.
• Het logo moet duidelijk zichtbaar zijn en verwijzen naar jouw bedrijf.
• Het logo moet contrasteren met de stof en mag niet verwijderbaar zijn. Een sticker erop telt dus niet, maar een geborduurd of gedrukt logo wel.

Vallen PBM ook onder deze regels?

Nee, voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) gelden weer andere regels. PBM zoals veiligheidsschoenen, veiligheidsbrillen of gehoorbescherming vallen namelijk onder een gerichte vrijstelling voor Arbovoorzieningen. Daar is een specifieke reden voor, want je bent wettelijk verplicht deze aan te bieden vanuit de Arbowet.

• Je mag PBM altijd onbelast vergoeden of verstrekken, ongeacht logo of pasvorm.
• De kosten gaan niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR.
• Combineer je PBM met werkkleding, zoals een veiligheidsjas met logo? Dan beoordeel je beide onderdelen apart op hun eigen voorwaarden.

Wat als je werkkleding niet aan de voorwaarden voldoet?

Voldoet jouw bedrijfskleding niet aan de eisen voor nihilwaardering? Dan ziet de Belastingdienst de waarde hiervan als loon. Je hoeft dit echter niet per se bij je medewerker te belasten: je kunt de kosten ook aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). In 2026 gelden daar de volgende voorwaarden voor:

• 2% vrije ruimte over de eerste €400.000 van je fiscale loonsom.
• 1,18% over het bedrag daarboven.
• Ga je over de vrije ruimte heen? Dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.

Dus heb je een loonsom van €400.000? Dan heb je €8.000 aan vrije ruimte per jaar, te delen met alle andere onbelaste vergoedingen (zoals een kerstpakket of personeelsuitje).

Hoe voorkom je problemen bij een controle?

Een controle van de Belastingdienst hoeft geen probleem te zijn als je dit vooraf goed regelt en je netjes aan de regels en voorwaarden houdt:

• Leg vast dat de kleding eigendom blijft van jouw bedrijf, niet van de medewerker.
• Zorg voor bewijs dat kleding op de werkplek blijft, bijvoorbeeld via een kledingkast of wasserijafspraak.
• Meet het logo op zodat die voldoende omvang heeft om de kleding als werkkleding te bestempelen.
• Wijs vergoedingen die niet onder de nihilwaardering vallen aan als eindheffingsloon in je loonadministratie.

Advies nodig over werkkleding? Vermeer denkt met je mee

Je werkkledingbeleid is niet slechts een fiscale kwestie. Het gaat in hoofdzaak namelijk om pasvorm, kwaliteit en veiligheid. Bij Vermeer Workwear and Safety adviseren we je graag over werkkleding met logo die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Wij weten precies wat jij in jouw sector nodig hebt en welke merken en kledingstukken daarbij passen. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.